O PDCA é uma
ferramenta de gestão desenvolvida no Japão e aprimorada no Brasil,
principalmente, pelo Instituto Nacional de Desenvolvimento Gerencial – INDG, na
figura de seus fundadores Falconi e Godoy. Sua nomenclatura vem do inglês Plan, Do, Check e Act (planejar, fazer, checar e agir corretivamente).
A figura abaixo mostra que o PDCA é um ciclo que deve ser realizado em cada
etapa da utilização da ferramenta:
Como
toda ferramenta de gestão, o PDCA é considerado um projeto que deve ser gerido.
Na própria gestão do projeto utiliza-se o PDCA como forma de maximizar os
resultados.
Empresas
que não utilizam a ferramenta PDCA geralmente planejam pouco ou quase nada, fazem
intuitivamente, despendem um enorme tempo checando e um tempo maior ainda
corrigindo as atividades não planejadas. Isto pode ocasionar num grande esforço
em termos de mão-de-obra para execução, tempo e recursos, quando demandam
investimentos. Já as empresas que utilizam o PDCA planejam suas atividades,
realizam, gastam menor tempo checando e menos ainda corrigindo. Isto gera uma
economia em termos de tempo empreendido e recursos gastos desnecessariamente
gerando resultados mais eficazes.
Esta
ferramenta pode ser aplicada em várias atividades, como controle de redução de
despesas, controle e aumento de receitas, gerenciamento de projetos...
Para
não ser incoerente, utiliza-se de indicadores para acompanhamento das metas que
são negociadas na etapa de planejamento. Esta etapa é uma das mais importantes,
pois é nela que são realizadas as atividades:
·
Agrupamento de contas (quais as contas de
despesas / quais as categorias de produtos são passíveis de serem agrupados e analisados
conjuntamente? Exemplo: As contas de energia elétrica, água e alugueis podem
ser enquadradas no pacote de análise Infra-estrutura);
·
Definição dos Pacotes (parte de todas as contas
/ categorias e seus agrupamentos);
·
Definição dos Gestores (pessoas responsáveis
pelos Pacotes e Entidades)
·
Definição das entidades (podem ser as filiais de
uma empresa ou os departamentos em caso de não haver filiais);
·
Definição dos parâmetros de cada conta (exemplo:
quanto mais linhas telefônicas (parâmetro) houver maior o consumo da conta
telefonia móvel). O parâmetro geralmente é o fato ocasionador da despesa /
receita;
·
Definição dos indicadores-meta (exemplo: o
indicador-meta da conta Telefone Móvel é X reais por linha telefônica);
·
Renegociar os contratos (formais ou informais);
e outros.
A finalização
do processo de planejamento é o delineamento das atividades que serão realizadas
e a forma, responsável, recursos utilizados e prazos de execução. Ou seja, o
que é necessário fazer para que a meta seja alcançada? Definidos estes passos
já se torna possível a realização destas atividades. Realizadas as ações de
melhoria com intuito em maximizar receita / reduzir despesas, é necessário que
haja um acompanhamento para checagem dos resultados obtidos. Nesta checagem,
verificamos se as ações foram realizadas conforme planejadas (é importante que
este planejamento das ações esteja acompanhado de uma análise de viabilidade
econômico-financeira, a qual permitirá checar se os resultados estão sendo
alcançados). Os resultados irão dizer se há necessidade de replanejar a ação ou
parte da ação para alcançar o resultado. Percebam que neste ato já estamos
planejando novamente a ação para alcançar o objetivo e iniciarmos o processo de
realização, a qual será checada e corrigida sempre. Isto demonstra o porquê de
a figura demonstrada ser enquadrada em um ciclo.
Em suma, a
realização do PDCA (que pode e deve ser realizado na casas, nas vidas de
pessoas físicas) deve ser norteada por metas que determinam ações para
alcançá-las. Essas ações são checadas, replanejadas e executadas novamente para
atingir e/ou ultrapassar os benefícios que foram planejados.
