quinta-feira, 31 de março de 2011

Ferramenta de Gestão - PDCA


O PDCA é uma ferramenta de gestão desenvolvida no Japão e aprimorada no Brasil, principalmente, pelo Instituto Nacional de Desenvolvimento Gerencial – INDG, na figura de seus fundadores Falconi e Godoy. Sua nomenclatura vem do inglês Plan, Do, Check e Act (planejar, fazer, checar e agir corretivamente). A figura abaixo mostra que o PDCA é um ciclo que deve ser realizado em cada etapa da utilização da ferramenta:


                Como toda ferramenta de gestão, o PDCA é considerado um projeto que deve ser gerido. Na própria gestão do projeto utiliza-se o PDCA como forma de maximizar os resultados.
                Empresas que não utilizam a ferramenta PDCA geralmente planejam pouco ou quase nada, fazem intuitivamente, despendem um enorme tempo checando e um tempo maior ainda corrigindo as atividades não planejadas. Isto pode ocasionar num grande esforço em termos de mão-de-obra para execução, tempo e recursos, quando demandam investimentos. Já as empresas que utilizam o PDCA planejam suas atividades, realizam, gastam menor tempo checando e menos ainda corrigindo. Isto gera uma economia em termos de tempo empreendido e recursos gastos desnecessariamente gerando resultados mais eficazes.
                Esta ferramenta pode ser aplicada em várias atividades, como controle de redução de despesas, controle e aumento de receitas, gerenciamento de projetos...
                Para não ser incoerente, utiliza-se de indicadores para acompanhamento das metas que são negociadas na etapa de planejamento. Esta etapa é uma das mais importantes, pois é nela que são realizadas as atividades:
·         Agrupamento de contas (quais as contas de despesas / quais as categorias de produtos são passíveis de serem agrupados e analisados conjuntamente? Exemplo: As contas de energia elétrica, água e alugueis podem ser enquadradas no pacote de análise Infra-estrutura);
·         Definição dos Pacotes (parte de todas as contas / categorias e seus agrupamentos);
·         Definição dos Gestores (pessoas responsáveis pelos Pacotes e Entidades)
·         Definição das entidades (podem ser as filiais de uma empresa ou os departamentos em caso de não haver filiais);
·         Definição dos parâmetros de cada conta (exemplo: quanto mais linhas telefônicas (parâmetro) houver maior o consumo da conta telefonia móvel). O parâmetro geralmente é o fato ocasionador da despesa / receita;
·         Definição dos indicadores-meta (exemplo: o indicador-meta da conta Telefone Móvel é X reais por linha telefônica);
·         Renegociar os contratos (formais ou informais); e outros.

A finalização do processo de planejamento é o delineamento das atividades que serão realizadas e a forma, responsável, recursos utilizados e prazos de execução. Ou seja, o que é necessário fazer para que a meta seja alcançada? Definidos estes passos já se torna possível a realização destas atividades. Realizadas as ações de melhoria com intuito em maximizar receita / reduzir despesas, é necessário que haja um acompanhamento para checagem dos resultados obtidos. Nesta checagem, verificamos se as ações foram realizadas conforme planejadas (é importante que este planejamento das ações esteja acompanhado de uma análise de viabilidade econômico-financeira, a qual permitirá checar se os resultados estão sendo alcançados). Os resultados irão dizer se há necessidade de replanejar a ação ou parte da ação para alcançar o resultado. Percebam que neste ato já estamos planejando novamente a ação para alcançar o objetivo e iniciarmos o processo de realização, a qual será checada e corrigida sempre. Isto demonstra o porquê de a figura demonstrada ser enquadrada em um ciclo.
Em suma, a realização do PDCA (que pode e deve ser realizado na casas, nas vidas de pessoas físicas) deve ser norteada por metas que determinam ações para alcançá-las. Essas ações são checadas, replanejadas e executadas novamente para atingir e/ou ultrapassar os benefícios que foram planejados.

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